I. KONSEP PERANCANGAN PERPUSTAKAAN
Merupakan suatu anggapan umum yang menyebutkan bahwa
perpustakaan identik dengan buku usang, petugas yang galak dan berkaca mata
tebal, serta ruangan yang sepi tanpa suara. Namun sepertinya anggapan tersebut
hanya berlaku di wilayah Indonesia saja. Kendala utama yang dihadapi dalam
dunia kepustakawanan ialah bagaimana menarik pembaca untuk datang mengunjungi
perpustakaan. Sebagian besar pengguna enggan datang ke perpustakaan dikarenakan
kondisi perpustakaan yang kurang nyaman sehingga mereka merasa tidak betah jika
harus berlama-lama ‘melahap’ buku-buku yang ada. Bisa dibayangkan apabila
perpustakaan berhasil menjadi ruang publik kota, akan bisa mempengaruhi
atmosfer positif di sekitarnya. Tidak hanya ruang baca dan juga rak-rak penuh
buku, akan tetapi lingkungan perpustakaan bisa menjadi tempat yang nyaman untuk
menikmati waktu sore hari, nyaman untuk melakukan diskusi kecil, nyaman untuk
tempat bermain sambil belajar bagi anak-anak, dan nyaman sebagai sarana ladang
ilmu bagi strata ekonomi manapun. Selebihnya perpustakaan yang dilengkapi
dengan fasilitas-fasilitas dan juga teknologi yang memadai akan semakin membuat
perpustakaan itu menarik untuk dikunjungi. Terbayang banyaknya orang yang datang
membawa laptop untuk menikmati fasilitas hotspot di sekitar bangunan dan juga
kegiatan jual-beli di sana. Ataupun tak menutup kemungkinan akan adanya
event-event yang terselenggara di tempat tersebut karena dipandang menjadi
suatu lokasi yang strategis dan ramai dikunjungi.
Perpustakaan sebagai salah satu wadah untuk melestarikan
bahan pustaka sebagai hasil budaya dasn berfungsi sebagai sumber informasi ilmu
pengetahuan, teknologi, dan kebudayaan sebagai modal untuk mencerdaskan
kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional mempunyai peranan yang
penting. Seiring dengan perkembangan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi
akan mempengaruhi kebutuhan masyarakat dalam memperoleh informasi secara
lengkap, akurat dan up to date. Kata perpustakaan atau dalam bahasa Inggris
disebut library berasal dari bahasa latin librarium yang berarti kumpulan
buku-buku. Di zaman sekarang ini koleksi yang disimpan di perpustakaan tidak
lagi terdiri dari buku-buku saja. Sesuai dengan perkembangan teknologi yang
saat ini sedang berlangsung, maka koleksi yang disimpan di perpustakaan berupa
slide, film, mikrofilm, CD, dan lain sebagainya.
II. KEGIATAN KANTOR PERPUSTAKAAN
Manajemen
perkantoran dapat didefinisikan oleh para ahli,beberapa definisi manajemen
perkantoran sebagai berikut :
Edwin Robinson dan William
Leffingwell
Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditentukan lebih dahulu.
George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan
sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Rifhi Siddiq
Manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan
memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran
yang telah direncanakan sebelumnya.
W.H. Evans
Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi.
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena
oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office
work).
Disini
kegiatan perkantoran di perpustakaan mempunyai beberapa tahapan. Yaitu:
1.
Perencanaan
Koordinasi berbagai layanan pemrosesan informasi, seperti
komunikasi, manajemen catatan, surat, reprographics, pengadaan situs kantor
yang cocok, melengkapi wilayah kerja dengan modern, fungsional, dan efisien
perabot kantor, mesin, dan peralatan; staf kantor dengan karyawan kualifikasi
sehingga pekerjaan akan mengalir lancar dan cepat
2.
Pengorganisasian
Menerapkan prinsip-prinsip dasar organisasi kantor dalam
perencanaan hubungan kerja antara karyawan, dilengkapi dengan fasilitas fisik
yang terbaik, untuk mencapai produktivitas maksimum.
3.
Kepemimpinan
Mengarahkan dan mengawasi secara efektif kegiatan kantor;
mengadopsi dan menerapkan kebijakan personalia yang dapat dikerjakan yang akan
mempertahankan tingkat yang diinginkan dari pelatihan moral, orientasi,
mempromosikan, dan conpensating personil kantor, menyediakan untuk statis jalur
komunikasi bebas bolak-balik antara karyawan dan majikan.
4.
Pengontrolan
Mengembangkan, menginstal, dan memperbaiki sistem kantor
administrasi dan prosedur yang harus diikuti dalam compleeting setiap fase
utama pekerjaan kantor, mengawasi pengadaan, persiapan, dan penggunaan bentuk
kantor dan suplies lain, mengukur pekerjaan yang dilakukan dan menetapkan
standar pencapaiannya; mengurangi biaya jasa kantor, anggaran mempersiapkan,
laporan, dan manual kantor sebagai sarana dimana biaya dikurangi dan dikontrol
III. PENGAWASAN
Pengawasan adm perkantoran
berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai
administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Dilalaikannya fungsi ini akan
mengakibatkan kurang efektifnya proses adm, kinerja departemen, defisi &
stakehoders yg lain. Adapun tujuan dari pengasan dan manfaatnya
adalah sebagai berikut :
Tujuan
Pengawasan :
1. Meningkatkan
kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi
untuk setiap saat mengawasi kinejanya.
2.
Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi
dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan
alat atau bahan.
3. Menilai
derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang telah dicapai, dan
dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
4. Mengoordinasi
beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.
5. Meningkatkan
keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
6.
Mengidentifikasikan beberapa hal yang membuat rencana
tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi
pemodifikasiannya
Selain tujuan, pengawasan juga mempunyai manfaat, yaitu:
1. Membantu memaksimalkan keuntungan
yang akan diperoleh organisasi.
2. Membantu pegawai dalam meningkatkan
produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang
dibutuhhkan.
3. Menyediakan alat ukur produktivitas
pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.
4. Mengidentifikasikan beberapa hal yang
membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan
memfasilitasi pemodifikasiannya.
5. Membantu pencapaian kerja sesuai
tingkat atau deadline yang ditetapkan.
